現場の準備
催事の忘れ物を減らす、準備と撤収のチェック手順。
持っていく物だけでなく、返す物と確認する担当まで一枚に。小規模な催事や外回りの準備に使える、編集上の整理案です。
予定数と実数を分けて書く
最初に日付、会場、準備担当を記入し、備品ごとに持ち出す予定数を書きます。荷造りが済んだら実数を別欄へ記録します。予定数の横にチェックだけを付けると、数を変更した理由が残りません。不足している物は「何が・何個・いつまでに必要か」を短く添えて、担当を決めます。
消耗品と返却品を区別する
使い切る消耗品と、終了後に返す備品を分けます。借用品には返却先と返却期限を記録し、搬入時の数を確かめます。数量が合わないときは差分を残し、その場で確認できない物を確認済みにしないことが大切です。預かる物の条件は貸主や会場の案内を優先してください。
出発前は、一覧を見ながら実物を確認
印刷した一覧を見て、荷物を指し示せる状態で確認します。複数人で行う場合は、梱包した人と最終確認した人を分けて記録すると、問い合わせ先が明確になります。搬入口、到着時刻、会場独自の持込条件は主催者の最新案内と照合します。この一般的なシートだけで会場のルールを満たすとは判断できません。
撤収は、持ち帰りと返却を別に確認
終了後は、持ち帰る数、使った数、返却した数を記録します。差があれば、紛失と決めつけず、別箱への収納や別担当への引継ぎを確認します。未処理の項目には次の担当と期限を残し、後から見て「誰が何をするか」が分かる文章にします。
次回に生かすのは、一つの変更
片付けが終わったら、足りなかった物と余った物を振り返ります。すぐに備品を増やさず、数量の見直しや置き場所の変更から一つ選びます。無料の持ち物チェックシートで記入方法を試せます。顧客名や連絡先を書かずに運用できる範囲から始め、共有する紙やファイルの管理先も決めてください。